Dienstplanung als Service

Mühelos zu transparenten und objektiven Monatsplänen

Wie bringen Sie Ihren Bedarf, die Wünsche Ihrer Belegschaft und das Recht unter einen Hut? Und das jeden Monat, alle 14 Tage, ... immer wieder aufs Neue?

In vielen Branchen gibt es relativ starke Schwankungen und Änderungen des Bedarfs, die sich erst kurzfristig abschätzen lassen, weshalb die Dienstplanerstellung nicht zyklisch, sondern monatlich oder 14-tägig erfolgt.  Wünsche der Beschäftigten nach individuellen Anpassungen (zB bestimmten freien Tagen,  Diensttausch) lösen Änderungen aus. Verwendete Diensttarten und Besetzungsstärken werden variiert. Bekannte Abwesenheiten wie Urlaube, Schulungen, ... und entsprechende Vertretungen sind mitzuplanen, alles unter Einhaltung der rechtlichen Rahmenregeln. Teilzeitkräfte mit ganz unterschiedlichen Verträgen und viele Wünsche der Beschäftigten führen dann zu unlösbar scheinenden Aufgaben. 

Unsere Planungsprofis betreuen seit Jahren Unternehmen mit der regelmäßigen Erstellung von Dienstplänen sowie Know-How bei Gestaltungsfragen und Änderungsbedarf. Egal ob viele Teilzeitmodelle auf mehrere Vollzeitmodelle abgestimmt werden sollen, flexible Arbeitszeitmodelle abzubilden sind und/oder klassische Schichtpläne mit Nachtdiensten und Rufbereitschaften hinterlegt werden, wir suchen die win-win-win-Lösung für Ihr monatliches Anforderungsbündel. 

Sollten sich die Anforderungen einmal so stark widersprechen, dass auch mathematisch keine Lösung mehr möglich ist, bereiten wir die Alternativen und unsere Empfehlung so auf, dass sie intern gut kommunizierbar sind.

Zahlreiche Ausgabeformate von Excel-Ausdrucken mit Änderungs- und Reporting-Funktionen bis hin zum Export in Ihre PEP-Software sind möglich.

Nutzen Sie unsere Erfahrung aus über 20 Jahren! 


XIMES Angebote zur Dienstplanung als Service

Projektstart

Rahmen und Vorgehen

  • Start-Workshop(s) mit Fachinput durch XIMES 

  • Diskussion der Aufgabenstellung  

  • Entwicklung von Vorgehensoptionen 

  • Detailplanung des Vorgehens


Häufige Inhalte:  

  • Für welche Bereiche, Standorte soll geplant werden?

  • Welche Qualifikationen sind zu unterscheiden?

  • Gibt es einen bereichsübergreifender Einsatz von Beschäftigten?

  • Welche Dienste und Besetzungsstärken sollen abgedeckt werden?

  • Wie hoch ist die Mindestbesetzung?

  • Welche Reservekonzepte stehen zur Verfügung?

  • Gibt es Verbesserungsansätze aus rechtlicher und/oder ergonomischer Sicht?

  • Wie ist die Personalstruktur (Vollzeit, Teilzeit, Einschränkungen)?

  • Welche Wünsche haben Beschäftigte und wie sind diese in Relation zueinander sowie zu betrieblichen Anforderungen zu priorisieren?

  • Sind Saisonen/Sonderereignisse mit mehr/weniger Beschäftigten oder anderen Besetzungsanforderungen zu berücksichtigen?

  • Bis wann und wie können die monatlichen Anforderungen jeweils übermittelt werden?

  • Welche Ausgabeformate sind gewünscht?

  • Gibt es spezifische Berichtsanforderungen?

  • Wie kann die Anbindung an die interne PEP-Software erfolgen?

Laufende Planung

Monatliche Anforderungen

  • Monatliche Übermittlung der Daten 

  • (Personen, Arbeitszeiten, Wünsche, ...) in vereinbartem Aufbau & Format

  • Ausarbeitung des Plans/der Pläne binnen der vereinbarten Frist

  • Ausdrucke /Export im vereinbarten Format

Das Ergebnis: Ein fertiger Monatsplan inkl. bekannter Abwesenheiten und eines Berichts zur Anforderungs- und Wunscherfüllung.

Begleitung der Umsetzung

Support und Tools

  • Support bei Rückfragen und kurzfristigen Änderungswünschen  per (Web-)Meeting

  • Wenn gewünscht: Ausdrucke der Pläne in das XIMES Excel-Planungstool, eine xlsm-Datei, die das Eintragen von Änderungen unterstützt und Besetzungsstärken, Arbeitszeiten, ... aktualisiert

  • Regelmäßige Evaluationsrunden

  • Anpassung des Dienstdesigns

  • Anpassung an neue Arbeitszeitmodelle

Erfahren Sie hier mehr über das XIMES Excel-Planungstool für Ihre Dienstplanung!



Lassen Sie uns für Sie planen!
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